ই-মেইল লেখার সময় বাঁচাতে জিমেইলের বিশেষ সুবিধা
টেকওয়ার্ল্ড ডেস্ক
বুধবার, ১১ নভেম্বর ২০২৬, ১১:৪৪
একই ধরনের ই-মেইল বারবার লিখতে গিয়ে সময় নষ্ট হয় অনেকেরই। এই ঝামেলা কমাতে জিমেইলে রয়েছে ‘টেমপ্লেট’ সুবিধা। এর মাধ্যমে আগে লেখা ই-মেইল সংরক্ষণ করে প্রয়োজন অনুযায়ী বারবার ব্যবহার করা যায়। তবে সুবিধাটি শুরু থেকেই বন্ধ থাকে, তাই অনেক ব্যবহারকারী এর কথা জানেন না।
প্রযুক্তিবিষয়ক সংবাদমাধ্যম মেক ইউজ অবের প্রতিবেদনে বলা হয়েছে, জিমেইলের এই সুবিধা চালু করলে নিয়মিত পাঠানো ই-মেইলের খসড়া সংরক্ষণ করা যায়। পরে নতুন ই-মেইল লেখার সময় সংরক্ষিত খসড়া যুক্ত করে প্রাপকের প্রয়োজন অনুযায়ী কিছু পরিবর্তন করলেই পাঠানো সম্ভব।
কর্মক্ষেত্রে নিয়মিত একই ধরনের উত্তর, তথ্য বা নির্দেশনা পাঠাতে হয় যাদের, তাদের জন্য সুবিধাটি বেশ কার্যকর। এতে প্রতিবার নতুন করে ই-মেইল লেখার প্রয়োজন হয় না। সংরক্ষিত খসড়ায় ওয়েবসাইটের সংযোগ, তালিকা, সাজানো লেখা এবং গুগল ড্রাইভের ফাইলের সংযোগও রাখা যায়। ফলে একই তথ্য একাধিক ব্যক্তিকে পাঠানো সহজ হয়।
জিমেইলে সর্বোচ্চ ৫০টি খসড়া সংরক্ষণ করা যায়। তবে এতে স্বয়ংক্রিয়ভাবে প্রাপকের নাম বা ব্যক্তিগত তথ্য যুক্ত করার সুবিধা নেই। এ ছাড়া দলের অন্য সদস্যদের সঙ্গে এসব খসড়া সহজে ভাগ করে নেওয়ার ব্যবস্থাও নেই। ই-মেইলের স্বাক্ষর স্বয়ংক্রিয়ভাবে যুক্ত থাকলে খসড়া সংরক্ষণের আগে সেটি সরিয়ে নিতে হবে। তা না হলে পাঠানোর সময় স্বাক্ষর দুইবার দেখা যেতে পারে।
যেভাবে চালু করবেন সুবিধাটি
জিমেইলের টেমপ্লেট সুবিধা শুধু কম্পিউটারের ওয়েবসাইট থেকে চালু করা যায়। এ জন্য প্রথমে কম্পিউটারে জিমেইল খুলে ওপরের ডান পাশের সেটিংস আইকনে ক্লিক করতে হবে। এরপর ‘সি অল সেটিংস ’ নির্বাচন করে ‘অ্যাডভান্সড’ বিভাগে যেতে হবে।
সেখানে ‘টেমপ্লেট’ অপশনটি খুঁজে ‘এনাবল’ নির্বাচন করতে হবে। এরপর পৃষ্ঠার নিচে গিয়ে ‘সেভ চেঞ্জেস’ বাটনে ক্লিক করলেই সুবিধাটি চালু হবে।
এরপর নতুন ই-মেইল লেখার সময় নিচের দিকে থাকা তিন বিন্দুর মেনু থেকে ‘টেমপ্লেটস’ নির্বাচন করে লেখা সংরক্ষণ করা যাবে। পরবর্তী সময়ে একই মেনু থেকে সংরক্ষিত লেখা নতুন ই-মেইলে যুক্ত করা যাবে।
এ ছাড়া জিমেইলের সেটিংসে আরও দুটি সুবিধা রয়েছে। ‘কাস্টম কিবোর্ড শর্টকাট’ চালু করলে নিজের পছন্দমতো কি-বোর্ডের বোতাম নির্ধারণ করে বিভিন্ন কাজ দ্রুত করা যায়। অন্যদিকে ‘আনরিড মেসেজ আইকন’ চালু করলে ব্রাউজারের জিমেইল ট্যাবে অপঠিত ই-মেইলের সংখ্যা দেখা যায়। ফলে ইনবক্সে নতুন বার্তা এসেছে কি না, তা জানতে বারবার ট্যাব খুলতে হয় না।
