ভুল ইমেইল পাঠিয়ে ফেললে যেভাবে ফেরত নেবেন
টেকওয়ার্ল্ড ডেস্ক
শনিবার, ২২ আগস্ট ২০২৬, ১৭:১০
ইমেইল পাঠানোর পর হঠাৎ মনে হলো, ভুল ব্যক্তিকে বার্তাটি পাঠিয়ে ফেলেছেন। কিংবা গুরুত্বপূর্ণ কোনো ফাইল সংযুক্ত করা হয়নি, অথবা লেখায় বড় ধরনের ভুল রয়ে গেছে। এমন পরিস্থিতিতে দুশ্চিন্তা করার কারণ থাকলেও কিছু ক্ষেত্রে দ্রুত ব্যবস্থা নিয়ে ইমেইল পাঠানো থামানো যায়। তবে এ ক্ষেত্রে হাতে থাকা সময় খুবই কম। কোন ইমেইল সেবা ব্যবহার করছেন, তার ওপর নির্ভর করে পাঠানো বার্তা বাতিলের পদ্ধতিও আলাদা।
জিমেইলে সময় মাত্র ৩০ সেকেন্ড
জিমেইলে ইমেইল পাঠানোর পর সঙ্গে সঙ্গে ‘আনডু’ অপশন ব্যবহার করতে হয়। এই অপশনে চাপ দিলে বার্তাটি আর প্রাপকের কাছে যায় না এবং সেটি আবার খসড়া হিসেবে ফিরে আসে।
ব্যবহারকারী চাইলে ‘আনডু সেন্ড’ সেটিংস থেকে এই সময়সীমা বাড়িয়ে সর্বোচ্চ ৩০ সেকেন্ড করতে পারেন। কম্পিউটারে জিমেইলের সেটিংসে গিয়ে ৫, ১০, ২০ ও ৩০ সেকেন্ডের মধ্যে যেকোনো একটি সময় নির্বাচন করা যায়।
গুরুত্বপূর্ণ বা অফিসের ইমেইল পাঠানোর ক্ষেত্রে ৩০ সেকেন্ড বেছে রাখা ভালো। এতে ‘সেন্ড’ করার পর কোনো ভুল চোখে পড়লে সেটি সংশোধনের জন্য কিছুটা বাড়তি সময় পাওয়া যায়।
সময় শেষ হলে আর উপায় নেই
এখানে একটি বিষয় মনে রাখা জরুরি। জিমেইলের ‘আনডু সেন্ড’ কোনোভাবে প্রাপকের ইনবক্স থেকে আগে পৌঁছে যাওয়া ইমেইল মুছে দেয় না। বরং ইমেইল পাঠানোর আগে জিমেইল কয়েক সেকেন্ড অপেক্ষা করে। ওই সময়ের মধ্যে ‘আনডু’ চাপলেই পাঠানোর প্রক্রিয়া বন্ধ হয়।
৩০ সেকেন্ড পার হয়ে গেলে সাধারণ জিমেইলে পাঠানো ইমেইল আর ফিরিয়ে নেওয়া সম্ভব নয়। এমনকি নিজের ‘সেন্ট’ ফোল্ডার থেকে সেটি মুছে ফেললেও প্রাপকের ইনবক্সে থাকা কপি মুছে যাবে না।
ভুল তথ্য পাঠানো হয়ে গেলে তখন নতুন করে ইমেইল পাঠিয়ে সংশোধিত তথ্য জানানো বা আগের বার্তাটি উপেক্ষা করার অনুরোধ করা যেতে পারে।
আউটলুকে আছে রিকল, তবে সবার জন্য নয়
মাইক্রোসফট আউটলুকের ক্ষেত্রে পরিস্থিতি কিছুটা ভিন্ন। নির্দিষ্ট শর্ত পূরণ হলে পাঠানো ইমেইল ফিরিয়ে নেওয়ার চেষ্টা করা যায়।
এর জন্য সাধারণত প্রেরক ও প্রাপককে একই প্রতিষ্ঠানের মাইক্রোসফট ৩৬৫ বা মাইক্রোসফট এক্সচেঞ্জ ব্যবস্থার আওতায় থাকতে হয়। সমর্থিত আউটলুক সংস্করণে ‘সেন্ট’ ফোল্ডারে গিয়ে সংশ্লিষ্ট ইমেইল খুলে ‘রিকল মেসেজ’ নির্বাচন করা যায়।
কিছু সংস্করণে আগের বার্তাটি সরিয়ে সংশোধিত একটি ইমেইল পাঠানোর ব্যবস্থাও রয়েছে। রিকল করার পর সেটি সফল হয়েছে কি না, প্রতিবেদন থেকে জানা যেতে পারে।
তবে মোবাইল ব্যবহারকারীদের জন্য সীমাবদ্ধতা রয়েছে। আউটলুকের অ্যান্ড্রয়েড ও আইওএস অ্যাপে বর্তমানে পাঠানো ইমেইল ফিরিয়ে নেওয়ার সুবিধা নেই।
অ্যাপল মেইলে কীভাবে বাতিল করবেন
অ্যাপল মেইল ব্যবহারকারীরাও ইমেইল পাঠানোর পর সেটি বাতিল করার সুযোগ পান। আইফোন, আইপ্যাড ও ম্যাকে ‘আনডু সেন্ড’ সুবিধা রয়েছে।
ম্যাকে ইমেইল পাঠানোর পর পাশের তালিকার নিচের দিকে ‘আনডু সেন্ড’ অপশন দেখা যায়। অ্যাপলের তথ্য অনুযায়ী, ডিফল্টভাবে এই সুবিধা ১০ সেকেন্ডের জন্য সক্রিয় থাকে। সেটিংস থেকে সময় পরিবর্তন করা যায়।
আইফোন ও আইপ্যাডেও মেইলের সেটিংস থেকে পাঠানো বাতিলের সময় নির্ধারণ করা সম্ভব।
তবে এখানেও বিষয়টি আসলে প্রাপকের ইনবক্স থেকে পৌঁছে যাওয়া ইমেইল মুছে ফেলার মতো নয়। নির্ধারিত সময়ের মধ্যে পাঠানোর প্রক্রিয়া বাতিল করাই ‘আনডু সেন্ড’-এর মূল কাজ।
ভুল ফাইল চলে গেলে দ্রুত ব্যবস্থা নিন
ভুল করে কোনো ব্যক্তিগত নথি, গুরুত্বপূর্ণ ফাইল বা সংবেদনশীল তথ্য পাঠিয়ে ফেললে শুধু নিজের ‘সেন্ট’ ফোল্ডার থেকে ইমেইলটি মুছে দেওয়া যথেষ্ট নয়।
প্রথমেই দেখতে হবে, ‘আনডু’ বা ‘রিকল’ করার সুযোগ এখনো রয়েছে কি না। থাকলে দেরি না করে সেটি ব্যবহার করতে হবে।
সময় শেষ হয়ে গেলে প্রাপকের সঙ্গে দ্রুত যোগাযোগ করে ইমেইল বা সংযুক্ত ফাইলটি মুছে দেওয়ার অনুরোধ করা উচিত। অফিসের গোপনীয় বা গুরুত্বপূর্ণ তথ্য চলে গেলে প্রতিষ্ঠানের তথ্যপ্রযুক্তি কিংবা নিরাপত্তা বিভাগকেও বিষয়টি জানানো প্রয়োজন। এতে সম্ভাব্য অপব্যবহার ঠেকাতে দ্রুত পদক্ষেপ নেওয়া সম্ভব হতে পারে।
ভুল ইমেইল পাঠানো ঠেকানোর সহজ উপায়
ইমেইল লেখার সময়ই প্রাপকের ঠিকানা লিখে ফেললে অসাবধানতাবশত বার্তা পাঠিয়ে দেওয়ার ঝুঁকি থাকে। তাই একটি সহজ নিয়ম অনুসরণ করা যেতে পারে।
প্রথমে ইমেইলের পুরো বক্তব্য লিখে নিন। এরপর প্রয়োজনীয় ফাইল সংযুক্ত করুন। সবকিছু ঠিক আছে নিশ্চিত হওয়ার পর সবশেষে প্রাপকের ইমেইল ঠিকানা লিখুন।
এতে লেখার মাঝখানে ভুল করে ‘সেন্ড’ বোতামে চাপ পড়লেও প্রাপকের ঠিকানা না থাকায় বার্তাটি পাঠানো হবে না।
জিমেইল ব্যবহারকারীরা ‘আনডু সেন্ড’-এর সময়সীমা ৩০ সেকেন্ড করে রাখতে পারেন। তবে কোনো ইমেইল সত্যিই প্রাপকের ইনবক্সে পৌঁছে যাওয়ার পর সেটি নিজের ‘সেন্ট’ ফোল্ডার থেকে মুছে ফেললে প্রাপকের কপি মুছে যায় না।
তাই ইমেইল পাঠানোর আগে প্রাপকের ঠিকানা, বার্তার বিষয়বস্তু এবং সংযুক্ত ফাইল একবার দেখে নেওয়াই সবচেয়ে নিরাপদ অভ্যাস। এতে ভুল ইমেইল পাঠানোর ঝুঁকি যেমন কমে, তেমনি পাঠানোর পর সেটি ফেরত নেওয়ার প্রয়োজনও অনেকটাই এড়ানো যায়।
