জিমেইলের ৭ সুবিধা জানলে কাজ হবে আরও সহজ
টেকওয়ার্ল্ড ডেস্ক
শনিবার, ৫ সেপ্টেম্বর ২০২৬, ১৩:২৯
বিশ্বের অন্যতম জনপ্রিয় ই-মেইল সেবা জিমেইল শুধু বার্তা পাঠানো ও গ্রহণের কাজে ব্যবহৃত হয় না। ইনবক্স গুছিয়ে রাখা, গুরুত্বপূর্ণ বার্তা পরে দেখার জন্য সংরক্ষণ, সংবেদনশীল তথ্য সুরক্ষা এবং ইন্টারনেট সংযোগ ছাড়াই কাজ করার মতো বেশ কিছু সুবিধা রয়েছে এতে। টেক্লুসিভের এক প্রতিবেদনে জিমেইলের এমন সাতটি সুবিধার কথা তুলে ধরা হয়েছে, যেগুলো কাজে লাগালে ই-মেইল ব্যবহারের অভিজ্ঞতা আরও সহজ ও কার্যকর হতে পারে।
১. গুরুত্বপূর্ণ ই-মেইল পরে দেখুন
জরুরি কোনো ই-মেইলের উত্তর এখনই দেওয়ার প্রয়োজন না হলে সেটি ‘স্নুজ’ করে রাখা যায়। নির্দিষ্ট দিন ও সময় পর্যন্ত বার্তাটি ইনবক্স থেকে আড়ালে থাকবে। নির্ধারিত সময় হলে সেটি আবার ইনবক্সের শীর্ষে চলে আসবে। ফলে গুরুত্বপূর্ণ বার্তা বা কোনো কাজের কথা ভুলে যাওয়ার আশঙ্কা কমে।
২. আলাদা বিভাগে সাজান ইনবক্স
প্রতিদিন অনেক ই-মেইল এলে প্রয়োজনীয় বার্তা খুঁজে পাওয়া কঠিন হয়ে পড়ে। জিমেইলের ‘মাল্টিপল ইনবক্স’ সুবিধা ব্যবহার করে আনরিড মেসেজ, স্টার দেওয়া ই-মেইল, ড্রাফট বা নিজস্ব লেবেল অনুযায়ী আলাদা বিভাগ তৈরি করা যায়। এতে গুরুত্বপূর্ণ বার্তাগুলো সহজেই নজরে রাখা সম্ভব।
৩. সংবেদনশীল তথ্য পাঠান কনফিডেনশিয়াল মোডে
গুরুত্বপূর্ণ নথি বা সংবেদনশীল তথ্য পাঠানোর ক্ষেত্রে বাড়তি নিরাপত্তা দিতে পারে ‘কনফিডেনশিয়াল মোড’। এ সুবিধায় ই-মেইলের জন্য নির্দিষ্ট মেয়াদ নির্ধারণ করা যায়। সময়সীমা শেষ হলে প্রাপক আর বার্তাটি দেখতে পারবেন না। প্রাপকের পরিচয় নিশ্চিত করতে খুদে বার্তার মাধ্যমে নিরাপত্তা কোড ব্যবহারের সুযোগও রয়েছে।
৪. ই-মেইল অ্যালিয়াসে আলাদা ঠিকানা ব্যবহার
জিমেইলের ই-মেইল অ্যালিয়াস সুবিধা ব্যবহার করে একই মূল ঠিকানার সঙ্গে ‘+’ চিহ্ন ও অতিরিক্ত শব্দ যোগ করে বিভিন্ন কাজের জন্য আলাদা ঠিকানা তৈরি করা যায়। যেমন mahbubkdb19+shopping@gmail.com বা mahbubkdb19+newsletters@gmail.com। এসব ঠিকানায় পাঠানো সব বার্তাই মূল ইনবক্সে পৌঁছাবে। তবে কোন ঠিকানায় কোন ধরনের বার্তা এসেছে, তা সহজেই শনাক্ত ও শ্রেণিবিন্যাস করা যায়।
৫. ইন্টারনেট ছাড়াই ব্যবহার করুন জিমেইল
বিমানযাত্রা, ভ্রমণ কিংবা দুর্বল নেটওয়ার্কের সময় ইন্টারনেট সংযোগ না থাকলেও জিমেইল ব্যবহার করা যায়। সেটিংস থেকে অফলাইন মোড চালু করলে ই-মেইল পড়া, বার্তা খোঁজা এবং খসড়া তৈরির কাজ করা সম্ভব। পরে ইন্টারনেট সংযোগ পাওয়া গেলে প্রয়োজনীয় পরিবর্তন স্বয়ংক্রিয়ভাবে হালনাগাদ হয়।
৬. দ্রুত পুরোনো ই-মেইল খুঁজে নিন
বছরের পর বছর জমে থাকা ই-মেইলের মধ্য থেকে নির্দিষ্ট বার্তা খুঁজে বের করতে জিমেইলের উন্নত অনুসন্ধান সুবিধা ব্যবহার করা যায়। প্রেরকের নাম, নির্দিষ্ট সময়সীমা, সংযুক্ত ফাইলের ধরন, ফাইলের আকার বা নির্দিষ্ট শব্দ দিয়ে অনুসন্ধান করা সম্ভব। ফলে অনেক পুরোনো ই-মেইলও দ্রুত খুঁজে পাওয়া যায়।
৭. ভুল করে পাঠানো ই-মেইল ফিরিয়ে নিন
অসম্পূর্ণ তথ্য বা ভুল তথ্যসহ কোনো ই-মেইল পাঠিয়ে ফেললে ‘আনডু সেন্ড’ সুবিধা কাজে আসতে পারে। সুবিধাটি চালু থাকলে ই-মেইল পাঠানোর পর কয়েক সেকেন্ডের মধ্যে সেটি বাতিল করা যায়। এ সময়ের মধ্যে প্রয়োজনীয় সংশোধন করে আবারও বার্তা পাঠানো সম্ভব। এতে অনিচ্ছাকৃত ভুলের ঝুঁকি অনেকটাই কমে।
